چگونه در کمتر از۲۰ دقیقه یک جلسه فروش مؤثر برگزار کنیم؟

برگزاری و چگونگی راهبری جلسات فروش برای موفقیت یک تیم فروش بسیار مهم هستند؛ اما اگر این جلسه به خوبی اداره نشود، تنها موجب ناخرسندی شده و وقت همه را تلف می کند.

در راتین، یاد گرفته ایم که چگونه جلسات مؤثر فروش را طوری برگزار کنیم که فقط در حدود ۲۰ دقیقه طول بکشد اما نتیجه بخش و مفید باشد. روشی که ما در آژانس راتین استفاده می کنیم همۀ اصول مدنظر را در مدت زمان کوتاهی پوشش می دهد.

باتوجه به اینکه معمولاً در شرکت ها جلسات فروش تبدیل به فقط وقت تلف کردن می شود، بنابراین تصمیم گرفتیم روشمان برای برگزاری این جلسات را با شما در میان بگذاریم: 

موضوعات یک جلسات فروش

سؤال اساسی ما برای این شکل جلسات این است: 

 «چگونه می توانیم هر جلسه فروش را با بیشترین سرعت ممکن پیش ببریم و از مسیر رسیدن به هدفمان خارج نشویم؟»

برای اینکه به تیم کمک کنیم که به بهترین جواب برسند، جلسات فروش ما بر دو نکته ی اصلی تمرکز دارد:

اول:

وضعیت فرصت فروش را بررسی می کنیم

در تیم فروش راتین هر فرصت فروشی را بر اساس اطلاعات موجود در CRM به پیش می بریم. برای مثال، اگر می خواهیم به شرکت علی بابا چیزی بفروشیم، از همکاران فروش خود می پرسیم که اخیراً با آن ها تماس گرفته اند یا خیر.

اگر اخیراً با آن ها تماس نگرفته اند، چند سؤال ساده درباره ی این فرصت فروش می پرسیم. این کار معمولاً باعث می شود با فوریت با مشتری تماس گرفته شود. سپس، در بخش های اولیه فرآیند فروش، فرصت های فروش را مورد بررسی قرار می دهیم.

دوم:

پیشرفت را تا جای ممکن پیگیری می کنیم 

هدف هر کارشناس فروش شرکت در کنار دستیاران دورکار فروش ما این است که با ۱۵۰ نفر در هفته از طریق ایمیل یا تلفن ارتباط برقرار کنند، بنابراین در طول جلساتمان، از کارشناسان فروش در مورد تعداد ایمیل ها و تماس هایی که بعد از آخرین جلسه ما ثبت کرده اند می پرسیم.

اگر لازم باشد، با بررسی اطلاعات ارائه شده، عدد دقیق را به دست می آوریم. احتمالش زیاد است که کارشناسان فروش میزان تماس های خود را کمتر یا بیشتر از آنچه که واقعاً بوده است، برآورد کنند.

روش ما برای بررسی پیشرفت در تماس ها بدین شکل است:

کارشناسان فروش راتین و دستیاران فروش دورکار، از یک قالب Google Sheet برای بررسی اطلاعاتشان استفاده می کنند. ما یک فرمت شرطی برای همه اعضای تیم قرار داده ایم تا وقتی یک از آنها، مثلاً به ۲۰۰ عدد رسید، سلول به رنگ سبز در بیاید.

رنگ ها بسته به فاصله کاشناسان فروش از هدف تعیین شده، تغییر می کنند. این سیر پیشرفت از رنگ قرمز به رنگ سبز خواهد بود. از زمانی که این فرایند را در تیم فروش اجرا کرده ایم، نتایج بهبود و رشد محسوسی یافته اند. و خوشبختانه شاهد افزایش تعداد جلساتی بودیم که آن ها با پرکردن این Sheet های آنلاین به وجود آورده اند و فرصت هایی که به پیروزی در فروش رسیده اند.

قبل از مشخص کردن این موارد، برای تیم فروش راتین ( شامل کارشناسان فروش و دستیاران دورکار فروش) یک هدف اصلی هم مشخص کردیم. برای مثال، الزام برگزاری دو تا سه جلسه در هر هفته.

 ساختار جدید ما به کاشناسان کمک می کند تا ببینند که دقیقاً چه کاری را باید انجام دهند. این امر اجرای کار را بسیار ساده تر و آسان تر می کند.

مهم تر از آن، به ما کمک می کند جلسات خود را کوتاه ولی موثر نگه داریم. ضمنا می توانیم هر وقت که نیاز بود، تمام اطلاعات لازم را در Google Sheet پیدا کنیم، بنابراین جلسات ما حول محور مهم ترین مسائل باقی خواهند ماند.

ما هر جلسه فروش مؤثر را با یک دستور جلسه متمرکز و برنامه ریزی شده شروع می کنیم. از ضرورت وجود این دستور جلسه، هرچه بگوییم کم گفته ایم.

دستورالعمل جلسه فروش هفتگی

 دستور جلسه قلب تپنده ی هر جلسه فروش مؤثر و اولین اصل برگزاری هدفمند آن است. جلسه ای که به وضوح تعریف و مشخص شده باشد و ساختار مناسبی داشته باشد، به کارشناسان فروش کمک می کند اطلاعاتی را که در پایان جلسه در اختیار خواهند داشت، به خوبی درک کنند.

برای اکثر تیم های فروش، جلسات فروش هفتگی مکانی برای بحث درباره ی فرصت های فروش، اهداف و پروژه های فروش فعلی است. این موارد باید بخش عمده ای از دستور جلسه شما را به خود اختصاص دهند. برای همین می خواهیم در مورد اینکه فرایند یک جلسه باید به چه شکلی باشد، چند پیشنهاد ارائه کنیم:

• بررسی اعداد و آمار هفته گذشته.
• برنامه ریزی برای هفته آینده.
• پاسخگویی به سؤالات کارشناسان فروش.
• موارد مهم دیگر (تخصیص وظایف خاص و غیره)

در ادامه، هر یک از این پیشنهادها را برایتان توضیح خواهیم داد: 

بررسی اعداد و آمار هفته گذشته

از شاخص های کلیدی عملکرد (KPI) برای پیگیری پیشرفت تیم خود در هر هفته استفاده کنید و شاخص های کلیدی عملکرد را در جلسات فروش هفتگی تیم بررسی کنید. پیگیری شاخص های کلیدی عملکرد می تواند به تیم شما کمک کند تا موفقیت های خود را با آمار و ارقام مشخص کنند و بتوانید تصمیمات تجاری هوشمندانه و موفقی بگیرید.

در طول جلسات، درباره ی KPI های ضروری و اصلی بحث و تبادل نظر کنید. بظور مثال اگر از نرم افزار برنامه ریزی استراتژیک Rhythm Systems استفاده می کنید، این ابزار به شما پیشنهاد می دهد یک داشبورد KPI ایجاد کنید و سپس فهرستی متشکل از 10 تا 12 شاخص کلیدی عملکرد مورد نظرتان تهیه کنید و آن ها را به چهار دسته تقسیم بندی کنید:

• مشتریان
• درآمد
• فرایند ها
• کارکنان

سپس KPI های هفته قبل را در هر چهار مورد، بررسی کنید و از آن ها به عنوان سکوی پرتابی برای ایجاد شاخص های هفته جاری استفاده کنید.

برنامه ریزی برای هفته آینده

برنامه جلسه فروش شما باید در تعیین اهداف و برنامه ریزی تان برای هفته جاری به تیم کمک کند. روی بحث درباره معیارهای جدید، بازخورد مشتریان، فرصت های جدید برای تیم، مواردی که باید در هفته انجام شود و به روزرسانی مسیر کاری خود تمرکز کنید.

برنامه ریزی برای هفته آینده به اعضای تیم شما کمک می کند که از همه چیز باخبر باشند و برای رفع موانع احتمالی، راه حل های مناسب و خلاقانه ارائه کنند.

پاسخگویی به سؤالات کارشناسان فروش

کارشناسان فروش تیم شما ممکن است درباره مشتریان احتمالی سؤالاتی داشته باشند یا نیاز داشته باشند که درباره اطلاعاتی به آن ها داده شده، توضیحاتی دریافت کنند. برای اینکه همه چیز به درستی انجام شود یا تأخیری پیش نیاید، در طول هفته برای پاسخ به این سؤالات وقت بگذارید.

 موارد مهم دیگر (اختصاص دادن وظایف ویژه و غیره)

• قبل از پایان جلسه فروش، نکات اصلی و وظایف تیم خود را در هفته خلاصه کنید.
• علاوه بر اختصاص وظایف به کل تیم، به هر یک از اعضای تیم وظایف خاصی اختصاص دهید.
• به ضرب الاجل هر کار و عوامل مهم آن، توجه کنید.
• وقتی که دستور جلسه خود را تنظیم کردید، یک دعوت نامه در تقویم برای تمام تیم ارسال کنید تا به آن ها اطلاع بدهید که جلسه در چه زمانی و در کجا برگزار می شود.

۸ نکته برای رسیدگی به موقع به جلسات 

1. یک هدف تعیین کنید.
2. دستور جلسه را با تیم به اشتراک بگذارید
3. هنجارهای جلسه و انتظارات را مشخص کنید.
4. گفت وگو درباره ادامه مسیر را آسان کنید.
5.  از کارنشناسان و دستیاران دورکار بخواهید اطلاعات لازم و مرتبط را قبل از جلسه ارائه دهند.
6.  پیروزی های تیم خود را جشن بگیرید.
7. اقدامات لازم و مراحل بعدی را به اشتراک بگذارید.
8.  از اعضا نظرخواهی کنید.

در ادامه، هر یک از این نکات را توضیح می دهیم: 

یک هدف تعیین کنید

تعیین اهداف واضح و مشخص کمک می کند تا جلسات فروش کوتاه، متمرکز و اثرگذار باشند. به یاد داشته باشید که جلسه فروش برای اعضای تیم زمان می برد، بنابراین باید تا جای ممکن مدت این جلسات را کوتاه کنید.

هدف از جلسات فروش می تواند یکی از موارد زیر باشد:

•  با خبر کردن همه از وضعیت
•  بررسی طرح ها و پروژه های فروش
• تنظیم و نظارت بر KPI تیم
• شناسایی مشکلات و بررسی راه های مقابله با آن

در حالت مطلوب، یک جلسه فروش فقط یک هدف دارد. تا زمانی که در طول هر جلسه به کمتر از سه هدف بپردازید، می توانید با اطمینان و به صورت پیوسته جلسات مؤثری را برگزار کنید.

می توانید از یک قالب دستور جلسه برای ترسیم این اهداف استفاده کنید و آن را از قبل با تیم خود به اشتراک بگذارید. با این کار همه اعضای تیم فروش در جریان موضوع هر جلسه قرار خواهند گرفت و می دانند از برگزاری این جلسه باید چه انتظاری داشته باشند.

دستور جلسه را با تیم به اشتراک بگذارید

قبلاً از این موضوع صحبت کردیم که پلن جلسه ی مفید و مختصر، برای اداره جلسات فروش چقدر مفید هستند، اما اینکه فقط یک دستور جلسه سر هم کنید، بی آنکه به چرایی و هدف آن فکر کرده باشید، هیچ فایده ای ندارد.

شما باید برنامه ها را از قبل و با تحلیل و بررسی جلسات پیشین و وضعیت فعلی تیم، تهیه کنید. سپس آن را با همه اعضای تیم به اشتراک بگذارید.
وقتی که اعضای جلسه از اهداف آن مطلع باشند، با آمادگی بیشتری حاضر شده و تمایل بیشتری برای شرکت در بحث و تبادل نظرخواهند داشت.

 این اشتراک گذاری به اعضا تیم شما زمان می دهد تا ایده ها و سؤالات مرتبط بیشتری مطرح کنند. در حالت مطلوب، هر هفته یک دستور جلسه ی منسجم با اطلاعات به روز، برای جلسات خود تنظیم کنید.

هنجارهای جلسه و انتظارات را مشخص کنید

برای اینکه بهره وری سازمان به حداکثر برسد، تیم شما باید مجموعه ای از هنجارها و انتظارات داشته باشد که همگی بر سر آن و میزان اهمیتش توافق کرده باشید.

حواستان باشد که هنجارهای جلسه، نقش ها و مسئولیت های همه اعضا را مشخص می کند و هرج ومرج را به حداقل می رساند.
به نظر شما هنجارها و انتظاراتی که در یک جلسه فروش وجود دارد چیست؟

• جلسات تیم فروش به موقع شروع شود و سر موقع به پایان برسد.
• از همه اعضای تیم انتظار می رود برای بحث درباره موضوعات دستور جلسه آماده باشند.
•  اعضای تیم در حین برگزاری باید از مسیر جلسه خارج نشوند.
•  در یک لحظه، همه ما فقط روی یک موضوع بحث می کنیم. ایجاد هرج و مرج در یک جلسه بدترین اتفاق ممکن است.

حالا شما نیز می توانید بر اساس روابط بین اعضای تیم خود و سبک فعلی جلسات، این انتظارات را تغییر داده یا بهبود ببخشید.

جلسه را در مسیر اصلی خود نگه دارید

همه ما در جلساتی شرکت کرده ایم که در میانه راه از موضوع اصلی دور شده اند. موارد مختلفی در دستور جلسه رعایت نمی شود و به اهداف اصلی جلسه نرسیده ایم.

شما باید هر کاری که می توانید انجام دهید تا از این نوع هرج و مرج و کاهش بهره وری ناشی از آن، جلوگیری کنید. اگر می خواهید امور را در مسیر خود نگه دارید، از یک تسهیل گر مورد اعتماد بخواهید که بر جلسات شما نظارت کند.

شایدبپرسید اگر یکی از اعضای تیم موضوع مهمی را مطرح کند چه؟
اگر مربوط به دستور جلسه است، به آن رسیدگی کنید. اما برای این نوع بحث ها محدودیت زمانی تعیین کنید و آماده باشید تا سریعاً به نکات اصلی جلسه برگردید.

همچنین می توانید از ایده «پارکینگ» استفاده کنید و یک نفر از اعضا را مشخض کنید تا در جلسه، موضوعات مهمی که برای اعضا به وجود می آید نوشته و در فرصت مناسب به آن ها رسیدگی کنید.

از کارشناسان فروش و دستیاران دورکارتان بخواهید اطلاعات لازم را قبل از جلسه ارائه دهند

آیا دستور جلسه شما شامل اطلاعاتی است که باید توسط کارشناسان و دستیاران آماده یا ارائه شوند؟ اگر این طور است، حتما حواستان باشد که پیش از جلسه، فرایندی برای جمع آوری این اطلاعات مشخص کرده باشید.

این کار می تواند شامل داشتن یک فایل گوگل داک آماده و اشتراک گذاری آن با نمایندگان باشد. از آن ها بخواهید اطلاعات لازم را روز قبل از جلسه به روزرسانی کنند. هنگامی که این موارد را از اعضای تیم دریافت کردید، دیگر زمان جلسه تان هدر نخواهد رفت. 

 پیروزی های تیم خود را جشن بگیرید

جشن گرفتن بردهای تیم و رسیدن به تارگت های هفتگی یا ماهانه در جلسات فروش، می تواند به تقویت روحیه و بهبود بهره وری تیم کمک بسیاری کند.

 مت تیلیمن مربی و کوچ رهبری، در یکی از قسمت های پادکست معروف «People At Work»، درباره ی «تمرکز بر آینده» و تمایل رسیدن به هدف و تمرکز برای سریع رسیدن به اهداف بعدی صحبت کرد. به گفته وی، ما باید به جای تمرکز بر آینده، مرحله هایی که پشت سر گذاشته ایم جشن بگیریم، چرا که رسمیت بخشیدن به دستاوردهای کوچک مان، برای خارج نشدن از مسیر بسیار مهم هستند.

اقدامات لازم و مراحل بعدی را به اشتراک بگذارید

خب، بالاخره یک جلسه مؤثر را با تیم فروش برگزار کردید! تبریک می گوییم!
اما وقتی جلسه تمام شد، چه کار باید بگنیم؟

یک جلسه فروش سازنده همیشه باید با یک برنامه عملی به پایان برسد. کارشناسان فروش و دستیاران دورکار فروش شما باید با هدفی قابل دستیابی و رو به جلو از جلسه خارج شوند. سپس، در جلسه بعدی، می توانید درباره این صحبت کنید که آیا به آن هدف رسیده اند یا نه. 

 به مثال های زیر از اهداف پیشنهادی برای جلسه بعدی تان توجه کنید: 

• مشتری را به مرحله پیشنهاد برسانید.
• نظری دقیق درباره بودجه مشخص شده داشته باشید و در جلسه ارائه بدهید.
• تصمیم گیرنده های هر فرصت فروش را شناسایی کنید و از آن ها وقت جلسه بگیرید.
• حواستان باشد که این موارد را برای تداوم کارتان در دستور جلسه بعدی قرار دهید.

از اعضا نظرخواهی کنید

درخواست بازخورد از اعضای تیم در طول جلسات فروش می تواند یک افدام مهم جهت افزایش کارایی تیم باشد.
این مساله همکاری و تعامل درون تیمی را افزایش می دهد، بین اعضا اعتماد ایجاد می کند و در مواقع حساس موانع را از بین می برد. حواستان باشد در طول جلسات، از اعضای تیم خود درباره عملکردشان و عملکرد کلی تیم سوال کنید.

کارشناسان کسب و کار پیشنهاد می کنند، در طول جلسات هفتگی یک یا دو سؤال از تیم پرسیده شود. سوالاتی که باید بر رشد هفتگی تمرکز داشته باشند و اعضای تیم را تشویق کنند تا عملکرد جلسه هفته قبل را با عملکرد فعلی تیم بررسی کنند. سؤال کردن و شروع بحث در طول جلسات تیم می تواند به ایجاد رفاقت و صمیمیت بین اعضای تیم کمک کند.

5 نکته درباره آماده شدن برای یک جلسه فروش داخلی

حالا میخواهیم به ۵ نکته درباره آماده شدن جلسه فروش داخلی اشاره کنیم و شرح کوتاهی از هر مورد به شما بدهیم:

1.  مشخص کنید که آیا این جلسه باید برگزار شود یا خیر.
2. هدف از برگزاری جلسه را بدانید.
3. بخش های قابل تمرین آن را قبل از جلسه انجام دهید.
4. برای اعمال محدودیت های زمانی آماده باشید.
5. افراد مناسب و مرتبط را به جلسه دعوت کنید.

مشخص کنید که آیا این جلسه باید انجام شود یا خیر

«این کار را می شد فقط با یک ایمیل حل کرد.»

اگر این جمله را مدام تکرار کنید، ممکن است اعضای تیمتان دلسرد شوند و اعتمادشان به شما و قدرت مدیریتی شما خدشه دار شود. زیرا برخی اطلاعات اصلا ارزش این را ندارند که وقت شما و کارکنان را بگیرند تا رو در رو صحبت کنید.

وقتی به جلسه گرفتن فکر می کنید، پیش خودتان ارزیابی کنید که:

• آیا اعلام این موضوع باعث می شود اعضای تیم بحثی سازنده داشته باشند یا خیر؟
• آیا این موضوع آن قدر اضطراری هست که نیاز به انتقال سریع آن به دیگران باشد؟
• آیا نمی شود صحبت درباره این موضوع را از طریق پیام واتساپ یا یک تماس ویدئویی انجام داد؟

اگر تشخیص دادید حرفی که می خواهید بزنید با این معیارها مطابقت دارد، جلسه را برگزار کنید. در غیر اینصورت، ارسال ایمیل یا یک تماس تصویری بهترین کار است.

هدف از برگزاری جلسه را بدانید

هر جلسه باید هدفی مشخص داشته باشد. شما باید از مطلبی که می خواهید بگویید درک کاملی داشتید سپس آن را در دستور جلسه خود جا بدهید، و آماده باشید تا بحث های خود را مختصر و مفید نگه دارید. وقت شما و همه اعضای تیم با ارزش است، پس حواستان باشد که وقت را تلف نکنید. زمان گاهی ارزشمندترین دارایی یک سازمان است.

بخش های قابل تمرین جلسه را از قبل انجام دهید

اگر جلسه شما حول محور موضوعی خاص می چرخد، و شما نیاز دارید تا ابتدا در مورد آن صحبت کنید، حرفی که باید بزنید را تمرین کنید. برای تمرین این موارد وقت بگذارید. با تمرین و تکرار، برای کاهش حرف های اضافه، می توانید زمان خود در جلسات را به خوبی مدیریت کنید.

برای اعمال محدودیت های زمانی آماده باشید

جلسات فروش داخلی مؤثر، معمولاً محدود به زمان هستند، و اگر انتظار دارید اعضای تیم تان طبق آن زمان بندی، برنامه ریزی کنند، باید به برنامه های آن ها احترام بگذارید. این به معنای تعیین محدودیت های زمانی ثابت و رعایت آن ها است.

سعی کنید بخش های مهم بحث خود را در آغاز دستور جلسه بگذارید و مواردی که از اهمیت کمتری برخوردارند به بخش های پایانی بفرستید. اگر متوجه شدید که زمان کم می آورید، آماده باشید تا از بعضی از موارد غیرضروری بگذرید و یا مواردی را به به صورت جلسه ی بعدی انتقال دهید یا اطلاعات را با ایمیل برای اعضای تیم بفرستید.

افراد مناسب و مرتبط را به جلسه دعوت کنید

آیا اطلاعاتی که در جلسه خود ارائه می کنید، روی همه شرکت کنندگان در جلسه تأثیر می گذارد؟ آیا فروش سازمان تان از داشتن همه اعضایی که در جلسه حضور دارند، سود می برد؟ 

این سؤالات را حتما قبل از دعوت افراد به جلسه در نظر بگیرید. همان طور که گفتیم، وقتی جلسات فروش به درستی انجام نشوند، خسته کننده و زمان بر خواهند بود و حتی ممکن است تأثیر بدی روی روحیه و عملکرد تیم داشته باشند.

پس حواستان باشد که وقتی آماده شدید، فقط اعضایی را دعوت کنید که آن جلسه برایشان مفید است و آنها نیز در نتیجه آن موثر هستند. 
 

به نظر من با ۱۸ سال سابقه کار در فروش و بازاریابی اولین نقطه شکست در تیم فروش عدم شناخت محصول است. کاش این بریف ها در جلسات تیم ها، در مورد محصولات حرفه ای تر صورت بگیرد.

هرچند وقت یک بار باید یک جلسه فروش داشته باشید؟

هیچ پاسخ قطعی و مشخصی برای این سؤال وجود ندارد. تعداد مناسب جلسات فروش شما به عوامل مختلفی مانند اندازه سازمان فروش شما، نحوه عملکرد تیم ، آنچه شما از جلسات خود می خواهید و فرهنگ سازمانی شما بستگی دارد.

مدیریت فروش مؤثر، ایجاد تعادل بین اعتماد و راهنمایی و هدایت است. مثلاً جلسات زیاد ممکن است باعث شود که دیگران فکر کنند شما بر روی آن ها فشار بیش از حد می آورید، اما تعداد کم جلسات هم می تواند باعث شود عملکرد تیم از دستتان خارج شده و از اهمیت موضوع برای اعضا کاسته شود.

همان طور که قبلاً ذکر کردیم، جلسات فروش هفتگی موضوعی مهم و حیاتی هستند. اما تعدادشان نباید زیاد یا وقت گیر باشد. اگر جلسات به درازا بکشند، وقت همه را هدر خواهند داد و ممکن است روحیه تیم شما ضربه بخورد؛ بنابراین نکات مهم این مقاله را رعایت کنید تا بتوانید جلسات فروش خود را کوتاه اما موثر و سازنده برگزار کنید.